¿Cómo redactar un correo electrónico en inglés?

El idioma inglés es cada vez más importante en el mundo empresarial, siendo imprescindible para mantener contactos internacionales. Razón por la cual, todos los integrantes de una compañía deberían contar al menos con un dominio intermedio de esta lengua.

En cuanto, al conocimiento y dominio del idioma es fundamental, para redactar y comprender correos electrónicos con propuestas y presupuestos. Permitiendo que sus colaboradores establezcan una comunicación fluida con sus clientes y así llegar a un acuerdo satisfactorio.

¿Le gustaría que su equipo tenga las herramientas adecuadas para redactar un correo en inglés de forma efectiva?.  En este post le mostramos una guía completa con los mejores consejos y ejemplos para que sus colaboradores perfeccionen la escritura del idioma en corto tiempo.

Importancia del inglés en el mundo laboral

Para nadie es un secreto que el inglés es el idioma más hablado del mundo. Por lo tanto, es la más utilizada en el sector empresarial y de negocios.

Pero el inglés no solo es una herramienta esencial en el mundo financiero. También es el idioma oficial de importantes organizaciones internacionales del sector político, de salud y científico.

El inglés es, sin duda, un medio de comunicación universal. Esto quiere decir que, sin importar el sector en el que se trabaje, saber escribir y hablar correctamente este idioma es indispensable para lograr un mejor posicionamiento en el ámbito laboral.

Aprender inglés es un requisito indispensable para destacarse en un mundo cada vez más globalizado y competitivo. Es un factor determinante para desarrollarse profesionalmente.

Ventajas de aprender inglés

¿Se ha preguntado la importancia de contar con un equipo de trabajo que hable y escriba correctamente el inglés? A continuación, le damos tres razones por las que debería capacitar o reforzar el idioma en su grupo de colaboradores:

• Motivar al equipo

Aprender un nuevo idioma es una forma de superación personal y profesional. En cuanto a fomentar la capacitación continua, es la mejor manera de ayudar al equipo a lograr sus metas. Al mismo tiempo, tendrá empleados más comprometidos con la organización.

• Contar con trabajadores más competentes

Hoy en día, el inglés se utiliza para el desempeño de numerosas funciones dentro de una empresa. Desde redactar un correo electrónico, hasta cerrar un contrato de negocio para la organización.

• Acceder a información que solo está disponible en inglés

Los avances en el campo profesional no permanecen intactos para siempre. Cada cierto tiempo hay actualizaciones en el área laboral y mucha de esta información está en inglés. Un equipo que entiende el idioma no solo está actualizado. También puede acceder a cualquier contenido que requiera la empresa para realizar negocios, trámites o incluso investigaciones.

Consejos para usar inglés técnico en sus correos electrónicos

Para poder escribir un email no es necesario conocer el idioma como si  fuese bilingüe, sólo se tienen que seguir algunos tips y llevar a cabo una buena comunicación. Entre ellos podemos destacar:

• No es adecuado escribir un email en letras mayúsculas, ellas dan la impresión de enojo o disconformidad, y no causa una buena imagen a quien lo está leyendo.

• Se debe ser claro en el asunto, el éxito de los emails enviados en cadena, muchas veces tienen que ver con la capacidad de resumir lo que se expresa en el asunto.

• Hay que ser conciso en el cuerpo del mensaje, no hay que adjetivar demasiado, solo se debe escribir la propuesta concreta.

• Utilice un traductor inglés español, es una herramienta de apoyo sumamente útil para consultar palabras o frases que no se comprendan del todo y te ahorran tiempo.

Estos primeros consejos hacen referencia a la forma, ahora bien, también hay que tener presentes los modos explícitos de la escritura. En cuanto al texto formal se deben considerar las siguientes partes del email:

1. Subject (asunto): debe ser claro y referido al contenido del email, por ejemplo “New products”.

2. Salutation (encabezado): cuando un email se envía por cuestiones laborales lo ideal es mantener el tono formal, por eso es recomendable saludar con “Dear” y no con “Hello” o “Hi”. Para personalizar y generar empatía también se puede agregar el nombre de la persona a la que va referido, por ejemplo Dear Mr. Smith o Dear Ms. Emma.

3. Body (cuerpo): para comenzar se pueden colocar frases como “How are you? I hope you are doing well”; luego de esta introducción se deben ingresar los motivos concretos de la comunicación, son adecuadas para este caso: “I am writing because…”, o “the reason I am writing is because…” y luego el motivo concreto del email.

4. Closing (despedida): se puede concluir el email con frases como “Sincerely”, o “Sincerely yours”. También se puede programar una firma para utilizarla en todos los email, en la misma estará el saludo final y los datos de quién lo envía, como el nombre, el teléfono, los datos de la empresa o lo que se considere apropiado.

Vocabulario para emails en inglés formales

Greetings

Si no sabe su nombre

• Dear Sir/Dear Madam / Estimado Señor- Estimada Señora

• Dear Miss/ Estimada señorita

• Dear Sales Manager (job title) /Estimado Gerente de Ventas o el título de la profesión

• To whom it may concern / A quien pueda interesar

Si sabe el nombre

• Dear Mr Johnson / Querido Señor Johnson, se usa para hombres solteros y casados

•  Dear Ms Johnson / Querida Señora Johnson

• Dear Mrs Johnson (married) / Querida Señora Johnson, se usa para mujeres casadas

• Dear Miss Brown (single) / Querida Señorita Brown, se usa para mujeres solteras

• Dear Ms Julia / Querida Señorita Julia, se usa cuando se desconoce el estado civil

Introduction

• I am writing to / Le escribo para

• I am interested in / Estoy interesado(a) en

• I am writing to inform you that… / Le escribo para informarle de…

•  I am contacting you to / Me pongo en contacto con usted

• I am happy to inform you that / Me alegra informarle que…

•  I would like to / Me gustaría

•   I am writing with regard to / Le escribo con respecto a…

•  I am writing in connection with / Le escribo en relación a…

• Would you please send me more information about? / ¿Podría enviarme más información acerca de?

To thank or reply

• Thank you for your email / Gracias por tu email

• Following your email from / Siguiendo tu email

• In reference to your email / En referencia a tu email

•  I am emailing in reference to / Le envío este email en referencia a…

• In reply to your e-mail, I / En respuesta a su email, yo…

Body (Cuerpo del mensaje)

• I would really appreciate if you could / Estaria realmente agradecido si usted pudiera

•  This is an urgent matter / Es un tema urgente

• Can I have? / Me podría dar

• Please, could you? / Por favor ¿podría?

• We regret to inform you that / Sentimos informarle que…

• We are to confirm that / Le podemos confirmar

• Could you..? / Podría usted

Closing (Cierre)

• If you have any questions, do not hesitate to contact me / No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta

• Let me know if you need anything else / Informe si necesita algo más

• Thanks you for your help / Gracias por tu ayuda

• I look forward to hearing from you / Espero sus noticias

• Thanks in advance / Gracias por adelantado

• Please, feel free to contact me if you have any questions / Por favor, si tiene alguna duda contacte conmigo

Farewell (Despedida)

• Sincerely / Sinceramente

• Yours sincerely / Suyo sinceramente

•  Respectfully / Respetuosamente

• You're cordially / Suyo cordialmente

• Yours faithfully / Atentamente

Ejemplos de correos electrónicos formales en inglés

1. Correo solicitando información laboral

Dear, [Name]

My name is [Your name] and I am currently working as [Position you are holding] in the company [Name of the company you are working for].

Through this email I would like to express my interest in the position of [Position you are applying for], since it corresponds perfectly to the previous roles I have carried out and in which I would like to continue to deepen.

Likewise, I would like to highlight some points within my professional career that could be of interest to you:

·         My wide knowledge and experience in the sector of [Sector in which you have worked], has allowed me to have a domain in [Programs or acquired knowledge].

·         My work with international teams [or other departments], has helped me to develop new skills for teamwork.

·         My [Hobbies, awards, travels, etc.], have allowed me to work in project leadership and have helped me to stay enthusiastic about new challenges.

Below I attach to this email my Curriculum Vitae, hoping that my profile can be useful for the development of the company.

Thank you in advance for your attention.

Cordial greetings,

[Your name]

Traducción

Estimado [Nombre y apellido de la persona a la que se dirige el correo electrónico],

Mi nombre es [Su nombre y apellido] y actualmente trabajo como [Puesto que ocupa] en la empresa [Nombre de la empresa para la que trabaja]. A través de este correo electrónico quiero manifestar mi interés por el puesto de [Puesto que solicita], ya que se corresponde perfectamente con las misiones anteriores que he realizado y en las que me gustaría seguir profundizando.

Asimismo, me gustaría destacar algunos puntos de mi trayectoria profesional que podrían ser de su interés:

Mi amplio conocimiento y experiencia en el sector de [Sector en el que has trabajado], me ha permitido tener un dominio en [Programas o conocimientos adquiridos].

Mi trabajo con equipos internacionales [u otros departamentos], me ha ayudado a desarrollar nuevas habilidades para el trabajo en equipo.

Mis [Aficiones, premios, viajes, etc.], me han permitido trabajar en la dirección de proyectos y me han ayudado a mantener el entusiasmo por los nuevos retos.

De esta manera, me permito acompañar este correo electrónico con mi Currículum Vitae, esperando que mi perfil pueda ser útil para el desarrollo de la misión propuesta.

Agradezco de antemano su atención.

Un cordial saludo,

[Tu nombre]

2. Si desea adjuntar documentos

1. Attached below you will find the documents regarding... / Adjunto encontrará los documentos respecto a.
2. Attached in this mail you will find the documents you requested/ Adjunto encontrará los documentos que solicitó
3. I am attaching... / Estoy adjuntando

3. Correo solicitando reunión

Dear [name],

It was very nice to meet you at [name of event]. I enjoyed talking to you and learning more about [topic covered]. Thank you for your advice and your views on the field of [your industry].

As I told you, I am interested in [your target], so I would like to meet with you to talk about [clear purpose]. I'm usually free on [days of the week and hours when you're free]. Would one of those times be good for you? I could adjust my schedule to yours if that's convenient for you.

I hope we can talk soon.

Yours sincerely,

[Name]

[Company]

[Phone number]

Traducción 

Estimado/a [nombre],

Fue muy agradable conocerlo/a en  [nombre del evento]. Disfruté mucho hablando con usted y aprendiendo más sobre [tema tratado]. Gracias por sus consejos y sus puntos de vista sobre el campo de [tu industria].

Como ya le comenté, estoy interesado en [su objetivo], así que me gustaría reunirme con usted para hablar sobre [propósito claro]. Generalmente estoy libre los [días de la semana y horas en las que está libre]. ¿Le vendría a usted bien en alguno de esos momentos? Podría ajustar mi horario al suyo si eso le conviene.

Espero que podamos hablar pronto.

Atentamente,

[Nombre]

4. Correo informando sobre vacaciones de empleados o cierre de oficina por fechas especiales 

Dear [name]

We would like to inform you that this year the company will take a collective vacation. These will start from the day (indicate the day, month and year in which the vacation will start) until the day (indicate the day, month and year in which the vacation will end), in which you will have to start your work again.

Thank you for your attention.

Yours sincerely,

[Name of person]

Traducción

Estimado/a [nombre]

Nos dirigimos a ustedes con el ánimo de informar que este año la empresa tomará vacaciones colectivas. Estas comenzarán a partir del día (indicar el día, mes y año en que comenzarán las vacaciones) hasta el día (indicar el día, mes y año en que terminarán las vacaciones), en el que deberán dar nuevamente inicio a sus labores.

Agradezco su atención.

Atentamente,

[Nombre de la persona]

5. Correo informando sobre cambio de fechas de eventos o reuniones de negocios

Dear Mr. [Name]

By this email I would like to inform you that the meeting scheduled for [day and date] is cancelled. In the next few days we will send you new possible dates, please feel free to choose the date that suits you best.

We hope that this postponement has not caused you any major inconvenience and we apologise for this.

Without further ado, best regards. [Name of the person]

Traducción

Estimado. [Nombre]

Mediante el presente escrito quiero comunicarles que la reunión prevista para [ día y fecha] queda cancelada. En los próximos días les comunicaremos una nueva fecha para ver si se ajusta a su agenda.

Esperamos que este aplazamiento no les haya supuesto mayor inconveniente y les pedimos disculpas por el mismo.

Sin otro particular, reciba un cordial saludo. [Nombre de la persona]

6. Correo electrónico para reservar hotel por viaje de negocios

Dear Mr/Mrs

I would like to know if you have a two room available for [date and time]. It is for two of our executives traveling for business. If it is possible, we would like the most comfortable rooms. Could you confirm the price?

Thank you in advance.  I’m looking forward to hearing from you. 

Best regards,

[Name of person]

Traducción

Estimado/a Sr./Sra.,

Querría saber si tiene una habitación doble disponible para [día y fecha]. Es para dos ejecutivos de nuestra compañía que viajan por negocios. Si fuera posible, queríamos las habitaciones más cómodas. ¿Podría confirmarme el precio?

Gracias anticipadas. Espero sus noticias.

Saludos cordiales,

[Nombre de la persona]

7. Correo informando un problema técnico 

Dear [name of contact person]:             

I am writing to inform you that on [date], I purchased [or had repaired] a [name of product with serial or model number or service performed]. I made this purchase on [place, date and other important details about the transaction].

Unfortunately, your product did not work properly [or the service was inadequate] because [explain the problem].

I would appreciate it if you would [explain the specific action you want] to resolve this problem. I am enclosing copies [copies, not originals] of the transaction receipts [receipts, warranties, paychecks, contracts, serial and model numbers, and any other documents in your possession] pertaining to this purchase/repair.

I look forward to your response and a resolution to my problem. I will wait [set a time frame] before seeking assistance from a third party.

Sincerely,

[Your full name]

Traducción

Estimado/a [nombre de la persona de contacto]:         

Me dirijo a usted para informarle que el [fecha], compré [o hice reparar] un [nombre del producto con el número de serie o modelo o el servicio realizado]. Hice esta compra en [lugar, fecha y otros detalles importantes sobre la transacción].

Lamentablemente, su producto no funcionó bien [o el servicio fue inadecuado] porque [explique el problema].

Mucho apreciaré que [explique la acción específica que desea] para resolver este problema. Adjunto copias [copias, y no lo originales] de los comprobantes de la transacción [recibos, garantías, cheques de pago, contratos, números de serie y modelo, y cualquier otro documento que tenga en su poder] concernientes a esta compra/reparación.

Quedo a la espera de su respuesta y una resolución para mi problema. Esperaré [establezca un plazo de tiempo] antes de buscar asistencia de un tercero. 

Atentamente,

[Su nombre completo]

Recursos de traducción

• DeepL Translator: Traductor inglés español gratuito que utiliza inteligencia artificial para arrojar interpretaciones muy precisas y coherentes. Recomendamos utilizar esta herramienta para perfeccionar el texto previamente redactado.
• WordReference: Lo recomendamos para consultar vocabulario y expresiones puntuales. También cuenta con un foro de dudas gestionado por una comunidad de políglotas y estudiantes de idiomas.
• Google Translate: El traductor inglés español de Google ha mejorado mucho en los últimos años, aunque sugerimos utilizarlo para traducir oraciones cortas. 

Para poder escribir un correo electrónico con este tipo de información sólo es necesario tener conocimientos básicos del idioma extranjero y vocabulario específico sobre el tema al que se dedica la empresa o el negocio para el que trabaja.

Comunicarse hoy es muy simple, sólo hay que contar un poco de su tiempo y con las herramientas adecuadas para poder hacerlo.

Conclusión

Ahora que conoce la importancia de que su equipo sepa dominar el inglés es importante que capacite a sus colaboradores. Hacerlo permite contar con trabajadores más competentes, motivados y comprometidos con los objetivos de la organización.

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