El inglés corporativo posee sus propias reglas. Aunque parezcan una nimiedad en el español, al momento de ponerlas en práctica en reuniones y negociaciones adquieren sentido. Hablamos sobre el presupuesto en inglés.
El inglés de negocios requiere de precisión, claridad y deleite con el propósito de conseguir el cierre de un trato. Por esto, una comunicación fluida, técnica y bien estructurada representa una oportunidad.
Aquí el presupuesto entra en acción, porque es la última puerta que sus clientes potenciales deben atravesar antes de dar el «sí» definitivo. Si este documento es ininteligible, existe la posibilidad de causar duda e incluso rechazo.
¿Quiere saber cómo elaborar un presupuesto de manera efectiva, comprensible y actualizada? A continuación, le ofrecemos una guía práctica para diseñarlo en inglés. ¡Justo lo que su organización necesita!
El presupuesto en inglés: Quotation and Budget
Antes de abordar este tema, es importante que tome en consideración la diferencia entre los conceptos: quote o quotation y budget. Esto le servirá para evitar confusiones en el momento de hacer su trabajo.
Quote o quotation
Por ejemplo, si le piden un quote o quotation, entonces le están solicitando una cotización o propuesta de cotización. Es decir, un documento descriptivo que explica sus servicios y cuánto costarán exactamente.
En el mundo de los negocios la presencia del budget o presupuesto en el idioma inglés es clave para atraer a clientes potenciales.
Además, el quotation da información específica al equipo encargado de tomar decisiones en las etapas de negociación, después de aceptar la propuesta inicial. Así, a usted le pueden solicitar este documento de la siguiente manera:
«Please, send me as soon as possible your best quotation for the following services…»./«Por favor, envíeme lo antes posible su mejor cotización por los siguientes servicios…».
«I am looking for different quotes to implement the sales software as soon as possible»./«Estoy buscando diferentes cotizaciones para implementar el software de ventas lo antes posible».
Budget
Por otro lado, la palabra “budget”, la cual significa “presupuesto en inglés” hace referencia al presupuesto general. Este se presenta al inicio del proceso de negociación y con el cual se inicia la venta o el cierre del trato.
El presupuesto en inglés debe presentarse al cliente desde el inicio de la negociación, suponiendo la herramienta ideal para cerrar un trato exitoso. De allí la importancia de saber elaborarlo.
El budget también es un material descriptivo sobre lo que usted pretende ofrecer. Pero, a diferencia del quotation, éste muestra montos estimados generales que pueden ajustarse con el tiempo.
Es posible que usted deba mostrar un budget al inicio de la negociación. Y ya cerca del cierre, deba presentar un quotation, considerando que los precios mostrados en el quotation son los definitivos y los aprobados por el cliente.
El budget debe estar acompañado del “proposal” o lo que quiere decir “propuesta”, todo en un mismo documento. En el mismo se aclaran los niveles de servicio, especificaciones de proyecto, comunica la identidad de la empresa y los tiempos estimados de ejecución.
En cualquier caso, siempre le recomendamos entregar estos documentos en PDF. Resulta el formato indicado para el envío de presupuesto en inglés, ya que cuenta con protección de edición y ofrece fácil lectura para cualquier dispositivo. A usted le pueden solicitar:
- What’s the budget for the marketing department for the next quarter? / ¿Cuál es el presupuesto del departamento de marketing para el próximo trimestre?
- Everybody’s working late this evening because they have to finish preparing the budgets for the next financial year. / Todos están trabajando hasta tarde esta noche porque tienen que terminar de preparar los presupuestos para el próximo año financiero.
- We need to increase the budget for salaries if we want to hold onto our key employees. / Necesitamos aumentar el presupuesto para salarios si queremos retener a nuestros empleados clave.
- Have you received our job offer this morning? We have attached a budget for your services. / ¿Ha recibido nuestra oferta de trabajo esta mañana? Hemos adjuntado un presupuesto para sus servicios.
Enviar un presupuesto en inglés
A continuación, le presentamos una plantilla para comenzar a hacer diferentes propuestas de presupuesto en inglés. Esta le puede servir de referencia y comenzar a elaborar sus propios documentos de una forma realmente eficaz.
Budget Proposal Template
[PROJECT NAME]
[DATE]
1. PROJECT DESCRIPTION
Presente aquí una visión general del proyecto. ¿De qué se trata y por qué es importante?
2. PERIOD OF PERFORMANCE
Identifique la fecha de inicio y finalización del proyecto o la duración.
3. COST ELEMENTS
- Direct Labor
Title or Labor Category | Name of Contractor or Employee | Contractor or Employee? | Burdened Hourly Rate | Number of Hours | Amount Requested |
[TITLE] | [NAME] | Contractor | [$$] | [##] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | ||||
Total – | [$$] |
Justification:
En este punto, debe justificar el monto de estos recursos o servicios. ¿Para qué se necesitan?
- Equipment & Materials
Item Description | Quantity | Unit Price | Extended Price |
[ITEM DESCRIPTION] | [##] | [$$] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | ||
Total – | [$$] |
Justification:
- Travel &Misc. Expenses
Expense Type | Description | Total Estimated Cost |
[EXPENSE TYPE] | [DESCRIPTION] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | |
Total – | [$$] |
4. COST SUMMARY
Given the above, the total cost for the Project is estimated as follows:
Cost Element | Total Estimated Cost |
Direct Labor | [$$] |
Equipment & Materials | [$$] |
Travel & Misc. | [$$] |
Subtotal – | [$$] |
Total – | [$$] |
Reutilice este texto, recuerde cambiar el tono de voz y el tipo de palabras que usa de acuerdo a la industria o área a la que se dirige:
This budget was developed by [NAME] with input from the broader Provide description of the broader team that supported this estimate. By my signature below, I hereby certify that this Budget Proposal reflects my best estimate of the true and necessary costs for the Project, and the information provided herein is accurate, complete and current as of the date of my signature below.
[COMPANY NAME]
_______________________________________________
[NAME], [TITLE] DATE
La presentación de su propuesta
Un documento de propuesta de presupuesto no está completo sin su respectiva presentación. Lo más probable es que sus socios o potenciales clientas le pidan una reunión para revisar juntos el proyecto, esto implica que usted debe expresarse en inglés e intentar en todo lo posible de que sus interlocutores estén satisfechos.
Un presupuesto en inglés o budget debe contar con una propuesta o proposal. Allí se reflejan los servicios y características del proyecto, y se informa sobre el tiempo que requiere el trabajo.
Entendemos que esto le pueda causar mariposas en el estómago, pero esos nervios se aliviarán con la ayuda adecuada.
Cursos de Inglés para Empresas
Si su mayor miedo es hablar en público, intente grabar su speech y evaluarse antes del gran día. De todas formas, analice las presentaciones de otros, lo cual le aportará valiosa información.
Sin embargo, una gran idea para desarrollarse y mejorar su nivel personal es optar por un curso de inglés para empresas. Actualmente, existen excelentes oportunidades para impulsarlo mediante estrategias efectivas y vanguardistas en el campo del aprendizaje del idioma.
Conclusión
Un presupuesto en inglés es esencial para proveer al cliente la información que requiere de manera clara y expresa. La idea es no solo contar con la información técnica para su elaboración y entrega impecable; sino dominar el idioma a la perfección.
¿Le gustaría expresarse de manera correcta y proyectar una imagen más profesional? Hablar inglés, la lengua de los negocios, le brindará más que una apertura a grandes oportunidades laborales.
En English2Go conocemos sus necesidades. Por ello, le invitamos a mejorar su pronunciación con profesores nativos, aprenda a su propio ritmo y elija el plan más adecuado para su estilo de vida actual. Somos English2Go.
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