El inglés corporativo tiene sus propias reglas, que aunque parezcan una nimiedad en el español, al momento de ponerlas en práctica en reuniones y negociaciones tienen mucho sentido. Esto es porque el inglés de negocios requiere de precisión, claridad y deleite con el objetivo final de conseguir el cierre de un jugoso trato. Por esto, cualquier comunicación representa una oportunidad para lograr la venta o convencer a sus clientes de tomar la decisión correcta.
Y aquí es donde el documento de presupuesto entra en acción, pues es la última puerta que sus stakeholders o potenciales clientes deben atravesar antes de dar el “sí” final. Si el documento es ininteligible, discursivamente inadecuado o muy cargado de elementos, existe la posibilidad de causar duda o hasta rechazo en su proceso de negociación.
Aquí le ofrecemos una guía práctica para hacer el presupuesto en inglés que su organización necesita:
El presupuesto en inglés: Quotation and Budget
Pero primero, debe tener en cuenta la diferencia entre los conceptos de “quote” o “quotation” y “budget” para evitar confusiones en el momento de hacer su trabajo.
Si le piden un “quote” o “quotation” entonces le están solicitando lo que conocemos en español como “cotización” o “propuesta de cotización”, es decir, un documento descriptivo que explica sus servicios, lo que va a ofrecer y cuánto costarán exactamente. El quotation le da información específica al equipo decisión en las etapas de negociación post aceptación de su propuesta inicial.
A usted le pueden pedir:
- Please, send me as soon as possible your best quotation for the following services…
- I am looking for different quotes to implement the sales software as soon as possible.
- Email Subject: Request for quotation
- I wonder what your estimated quotation for a logo is.
- Elena, could you obtain two quotes for the refurbishing of the office?
- If the price quote falls within our estimated budget, it is very likely that we will hire your services again soon.
Por otro lado la palabra “budget” hace referencia al “presupuesto general” y se presenta al inicio del proceso de negociación y con el cual se inicia la venta o el cierre del trato. El budget también es un material descriptivo sobre lo que pretende ofrecer pero a diferencia del quotation, éste muestra montos estimados generales que pueden ajustarse con el tiempo. Es posible que usted deba mostrar un budget al inicio de la negociación y ya cerca del cierre, deba presentar un quotation, considerando que los precios mostrados en el quotation son los definitivos y los aprobados por el cliente.
El budget debe estar acompañado del “proposal” en un mismo documento, donde se aclaran los niveles de servicio, especificaciones de proyecto, comunica la identidad de la empresa y los tiempos estimados de ejecución.
En cualquier caso, se recomienda entregar estos documentos en formato PDF.
A usted le pueden solicitar:
- What’s the budget for the marketing department for the next quarter?
- Everybody’s working late this evening because they have to finish preparing the budgets for the next financial year.
- We need to increase the budget for salaries if we want to hold onto our key employees.
- Have you received our job offer this morning? We have attached a budget for your services.
Enviar un presupuesto en inglés
Compartimos a continuación una plantilla para hacer propuestas de presupuesto en inglés:
Budget Proposal Template
[PROJECT NAME]
[DATE]
1. PROJECT DESCRIPTION
Presente aquí una visión general del proyecto. ¿De qué se trata y por qué es importante?
2. PERIOD OF PERFORMANCE
Identifique la fecha de inicio y finalización del proyecto o la duración.
3. COST ELEMENTS
- Direct Labor
Title or Labor Category | Name of Contractor or Employee | Contractor or Employee? | Burdened Hourly Rate | Number of Hours | Amount Requested |
[TITLE] | [NAME] | Contractor | [$$] | [##] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | ||||
Total – | [$$] |
Justification:
En este punto, debe justificar el monto de estos recursos o servicios. ¿Para qué se necesitan?
- Equipment & Materials
Item Description | Quantity | Unit Price | Extended Price |
[ITEM DESCRIPTION] | [##] | [$$] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | ||
Total – | [$$] |
Justification:
- Travel &Misc. Expenses
Expense Type | Description | Total Estimated Cost |
[EXPENSE TYPE] | [DESCRIPTION] | [$$] |
Subtotal – | [$$] | |
Total – | [$$] |
4. COST SUMMARY
Given the above, the total cost for the Project is estimated as follows:
Cost Element | Total Estimated Cost |
Direct Labor | [$$] |
Equipment & Materials | [$$] |
Travel & Misc. | [$$] |
Subtotal – | [$$] |
Total – | [$$] |
Reutilice este texto, recuerde cambiar el tono de voz y el tipo de palabras que usa de acuerdo a la industria o área a la que se dirige:
This budget was developed by [NAME] with input from the broader Provide description of the broader team that supported this estimate. By my signature below, I hereby certify that this Budget Proposal reflects my best estimate of the true and necessary costs for the Project, and the information provided herein is accurate, complete and current as of the date of my signature below.
[COMPANY NAME]
_______________________________________________
[NAME], [TITLE] DATE
La presentación de su propuesta
Un documento de propuesta de presupuesto no está completo sin su respectiva presentación. Lo más probable es que sus socios o potenciales clientas le pidan una reunión para revisar juntos el proyecto, esto implica que usted debe expresarse en inglés e intentar en todo lo posible de que sus interlocutores estén satisfechos.
Entendemos que esto le pueda causar mariposas en el estómago, pero esos nervios se aliviarán con la ayuda adecuada. Si necesita preparar una presentación de presupuesto le recomendamos los siguientes videos:
Y si su mayor miedo es hablar en público, intente grabar su speech y evaluarse antes del gran día. De todas formas, analizar las presentaciones de otros le aportará valiosa información:
Continúe aprendiendo: