Las reuniones de negocios son los espacios idóneos para la comunicación en un inglés fluido y efectivo. Los vínculos que se establecen a partir del reconocimiento de una lengua vehicular se traducen en ganancias y progreso.
¿Ha observado usted la importancia que ha tomado este idioma a partir del incremento de las reuniones presenciales y virtuales? En efecto, el idioma de los negocios tiene sus ventajas y hay que conocer la mejor forma de sacarle provecho.
Este artículo ofrece una actualización sobre las recomendaciones para lograr reuniones exitosas en inglés. Esperamos que sea útil al momento de llevar adelante los proyectos de su empresa.
Reuniones de negocios en un mundo globalizado
Actualmente, las reuniones de negocios se desarrollan en el ámbito de una sociedad globalizada. El flujo de capitales, tecnologías, servicios, productos y materias primas abarca redes que superan los límites territoriales.
¿Cómo integrar los intereses de una empresa que requiere la participación de otras ubicadas en diferentes continentes? Este dilema suele ser más cotidiano de lo que pueda parecer en un primer acercamiento.
La realidad comercial de nuestro tiempo se desarrolla en términos de la multiculturalidad, porque incluye personas de diferentes idiosincrasias. Sin embargo, el inglés como lengua de intercambio es el puente que facilita el negocio.
Por una parte, la comunicación directa genera más confianza entre los interlocutores. Dicho de otra manera, la intervención de un traductor crearía una barrera invisible en la negociación.
También resulta conveniente valorar el dominio del inglés técnico en las conversaciones como una herramienta de negociación formidable. Tal ventaja estratégica potencia el aprovechamiento de los recursos tecnológicos.
La necesidad de proyectar internacionalmente su empresa está vinculada a la capacitación en el idioma de los negocios. Ello implica el aprendizaje efectivo a partir de un método convalidado en la práctica.
Consejos infalibles para sus reuniones de negocios
Una lengua viva como el inglés permite a los usuarios desplegar sus destrezas para sacar el mayor provecho en las negociaciones. No en vano existen instancias que deben prepararse para ser ejecutadas de manera efectiva.
Debe recordar que el tiempo de los empresarios suele ser escaso y, por ende, muy valioso. Esta característica le permitirá valorar positivamente la ejecución eficiente de una reunión acordada con fines específicos.
Podemos afirmar que todo encuentro entre negociadores exitosos cumple con cuatro etapas claramente delineadas:
Preparatoria.
Introductoria.
Desarrolladora.
Conclusiva.
Son etapas que requieren una intensidad diversa de atención, tiempo y empleo de recursos. No obstante, todas son importantes para el logro de los objetivos propuestos para la reunión.
A continuación, veremos los consejos para lograr reuniones que permitan realizar negociaciones efectivas y provechosas. El cuidado en su ejecución es una llave hacia el éxito de la actividad, de la que derivarán acuerdos e iniciativas.
¿Cómo solicitar una reunión de trabajo?
Partamos desde el principio, para concretar las reuniones de negocios se debe actuar de manera estratégica y firme. No importa cuáles sean las dimensiones del otro u otros participantes de la actividad, hay que actuar paso a paso.
Debe recordar siempre que las acciones anticipatorias del encuentro perfilan lo que será la realización del mismo. Piense, por ejemplo, que requiere conseguir alianzas con empresas en Europa y Asia.
¿Cómo afrontar la preparación de una reunión donde el inglés será el idioma de intercambio para llegar a acuerdos? En esta fase previa hay que focalizar los esfuerzos en llamar la atención positivamente y brindar opciones.
Redacte una correspondencia electrónica donde:
Inicie con un saludo cortés y personalizado, incluya el nombre y apellido del destinatario.
Exprese la solicitud de la reunión para tratar el asunto del negocio.
Indique qué razones avalan la conveniencia de la reunión.
Señale las fechas posibles y la duración estimada del encuentro.
Solicite fechas alternativas en caso de no coincidencia de las agendas
Haga seguimiento a la convocatoria, una vez acordado el encuentro de negocios.
Hoy cuenta con herramientas digitales que le permitirán gestionar un calendario para la reunión. Entonces, prefigure las fechas disponibles y los horarios. Después, propóngalos con criterio flexible para encontrar el momento idóneo.
Cómo iniciar sus reuniones de negocios en inglés
Toda reunión de negocios está llena de expectativas y tensión que deben ser contrarrestadas apoyándose en la lengua compartida. Allí cobra vital importancia el saludo como válvula de distensión y apertura para la comunicación franca.
La práctica y los usos indican que la forma más sencilla es la adecuada, pues se guardan las formalidades sin causar distanciamiento. Saludar con fórmulas como «Good morning» o «Good afternoon» son perfectas.
Después, agregue una locución para dar inicio a la actividad: «I would like to thank you all for attending this presentation. We will start with...» o bien «We’re here today to…».
Recuerde que la gestión del tiempo es importante para los participantes, motivo por el cual debe enfocarse en el propósito del encuentro. Emplee expresiones que dirijan la atención: «I’ve called this meeting to…» u «Our goal today is…».
También es recomendable brindar una explicación breve del motivo de la reunión. Formas de expresión como «We’re here today to discuss last quarter' s sales figures» son útiles y efectivas.
Cómo desarrollar sus reuniones de negocios en inglés
Las reuniones de negocios pueden ser iniciales o recurrentes. En el segundo de los casos, es necesario recapitular aspectos abordados anteriormente. De tal manera que se deben emplear expresiones que remiten a lo ya realizado.
Sugerimos comenzar leyendo una minuta de los encuentros anteriores. La forma más efectiva de hacerlo en el mundo de los negocios es empleando frases como: «To begin, let 's quickly go over the minutes from our last meeting» o «Go over».
Las reuniones de negocios tienen un lenguaje cuyo uso resulta muy apropiado para que la dinámica fluya hacia el logro de acuerdos efectivos.
Debe presentar una agenda o lista para administrar bien el tiempo que los participantes disponen para la reunión. Como moderador, proponga la agenda así: «Please look at your copy of the agenda, there are some items on the list today».
Resulta común el cambio de temas a tratar. Por este motivo, son útiles algunas frases para dinamizar la reunión: «Now that we’ve discussed…», «Let' s move on to…» y «Move on». Así fluye la conversación de uno a otro punto.
Cómo cerrar su reunión con éxito
La clave del éxito de las reuniones de negocios radica en lograr acuerdos y que la comunicación se mantenga en los próximos encuentros. Hacia el final de la misma, confluyen el esfuerzo y la dinámica desplegada para lograr objetivos.
El preámbulo del cierre de la reunión resume lo tratado. Los marcadores de esta etapa son frases como: «To sum up…». Veamos un ejemplo de su uso: «To sum up, we’ve determined the sales figures could be better and discussed solutions».
Una estrategia acertada consiste en disminuir la incertidumbre, por ello recomendamos verificar la comprensión de lo tratado. Use las siguientes frases: «Does anyone have anything else to say before we finish?» o «Are there any final questions?».
Un indicador del éxito de una reunión de negocios es la necesidad de realizar otra. Entonces, puede emplear formas como: «Let 's set a time for our next meeting» o «Thank you all for your participation and I’ll see you next Thursday».
La cortesía marca el final del encuentro y tiene fórmulas oportunas como: «Ok. Let 's finish here. Thank you all for coming» o bien puede emplear «Thank you all for attending or coming».
Prepare sus reuniones con apoyo de profesores de inglés expertos
Recuerde que la confianza se transmite con códigos lingüísticos y sus acompañantes habituales: gestos, postura, tono de voz, pronunciación, etc. Por esta razón, debe asegurar que su dominio en la reunión sea muy fluido.
Un profesor de inglés nativo constituye un punto de apoyo importante para dominar el idioma.
Si ya conoce las frases y otros marcadores adecuados para administrar los diferentes momentos de la reunión, entonces es momento de pulir. Resulta una ventaja contar con un profesor de inglés que pueda asesorarle en este sentido.
La preparación previa parte desde el lenguaje técnico adecuado al escenario como a su uso preciso. Como moderador de un encuentro de negocios, debe expresar seguridad en sus propuestas, las cuales dependen también de su manejo.
Un asesor puede escuchar la exposición de su discurso con anticipación. En tal sentido, está en capacidad de afinar aquellos detalles que deben ser mejorados, cambiados, enfatizados o reforzados.
Dicho de otra manera, para garantizar los mejores resultados, debe prepararse con anterioridad al evento. Permitir que un especialista lo guíe en su desempeño como moderador de la reunión.
El idioma inglés es la llave que permite a los participantes el intercambio necesario para llegar a los acuerdos de negocios. Su dominio en contexto puede ser afinado para que logre el objetivo de convencer y ganar aliados comerciales.
En conclusión
Las reuniones de negocios son eventos donde los participantes conversan acerca de sus iniciativas e ideas con sus pares de otras empresas. Allí entran en juego talentos, capitales, iniciativas, etc.
En este escenario y en un contexto globalizado se encuentran personas de diversas culturas que comparten una lengua de contacto. El inglés cumple entonces un papel fundamental para el éxito de los objetivos propuestos.
En English2Go contamos con el talento humano adecuado para acompañar a las empresas en el logro de sus objetivos usando el inglés. Tanto en cursos como en asesoramiento tenemos los productos adecuados para mejorar el uso del idioma.
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